Generazione Preventivi
1. Il Problema
Un’azienda specializzata nella vendita e installazione di infissi si è trovata in difficoltà nel gestire un flusso crescente di richieste da parte dei clienti. Le informazioni arrivavano in modo disorganizzato, tramite telefonate ed email, rendendo il processo interno inefficiente e soggetto a errori.
Gli operatori dovevano dedicare tempo prezioso per:
Riorganizzare i dati ricevuti dai clienti
Inserirli manualmente nel software della casa madre
Elaborare preventivi personalizzati, ognuno dei quali richiedeva da 40 minuti a 1 ora e mezza
Questo comportava:
Ritardi di settimane o mesi nella consegna dei preventivi
Rischio concreto di perdere clienti per i tempi di attesa troppo lunghi
Sovraccarico operativo per il team interno
Ripetizione del lavoro per i lead realmente interessati, che spesso richiedevano un secondo preventivo aggiornato
2. La Soluzione
Abbiamo sviluppato un sistema di automazione su misura che ha trasformato il modo in cui l’azienda gestisce le richieste e produce i preventivi.
Le principali innovazioni introdotte:
Modulo online strutturato: i clienti ora inseriscono i dati in modo guidato, evitando errori e incompletezze fin dall’origine
Eliminazione della riorganizzazione manuale: l’input è già pronto per essere trattato automaticamente
Estrazione automatica dei dati tramite webhook, immediatamente dopo l’invio del modulo
Generazione istantanea del preventivo in PDF basato sulle specifiche fornite
Archiviazione automatica del preventivo in una cartella su Google Drive creata appositamente
Notifica via email al commerciale di riferimento con il link al preventivo
Registrazione del lead e del suo stato in un database di tracciamento
Questa soluzione ha reso possibile la generazione istantanea di preventivi preliminari, lasciando la realizzazione manuale solo per i lead qualificati, evitando sprechi di tempo su clienti non realmente interessati.
3. Risultati Ottenuti
L’impatto dell’automazione è stato tangibile e immediato. L’azienda ha potuto:
Ridurre il tempo medio per preventivo da 1.30h a pochi secondi
Eliminare errori manuali, grazie a dati strutturati e trattati automaticamente
Aumentare il tasso di conversione, accorciando il tempo tra richiesta e presentazione del preventivo
Gestire un volume crescente di richieste senza assumere nuovo personale
Ottimizzare l’uso delle risorse umane, dedicando maggiore attenzione ed ulteriori processi manuali solo ai lead caldi
In sintesi, il sistema ha permesso all’azienda di scalare il proprio business in modo sostenibile, migliorando la qualità del servizio offerto e liberando tempo prezioso per le attività a più alto valore.
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