Onboarding - Talent Agency
1. Il Problema
Una Talent Agency con un’attività in costante crescita si trovava a gestire un volume crescente di richieste di candidatura da parte di aspiranti talenti e creator. Il processo di selezione prevedeva diversi passaggi: invio iniziale dei dati e delle metriche, valutazioni interne, comunicazioni progressive per l’avanzamento nei casting, raccolta e gestione della documentazione.
Tutto questo veniva seguito manualmente da personale dedicato al data entry e alla gestione operativa del flusso, con attività ripetitive che includevano:
Inserimento e aggiornamento delle informazioni nei database
Invio di email personalizzate in base allo stato di avanzamento
Monitoraggio manuale dei documenti ricevuti o mancanti
Questo modello non solo richiedeva risorse costanti, ma aumentava il rischio di errori umani, ritardi nelle comunicazioni e un carico di lavoro non sostenibile nel tempo. L’agenzia si rendeva conto che il sistema stava diventando un collo di bottiglia alla sua espansione.
2. La Soluzione
Per ottimizzare il processo, è stato implementato un sistema automatizzato che gestisce in autonomia l’intero flusso di onboarding e selezione dei candidati. L’interfaccia centrale è un database intelligente collegato a una serie di automazioni che si attivano in base allo stato di avanzamento di ciascun profilo.
Funzionalità principali della soluzione:
Automazione completa dell’onboarding iniziale, con raccolta dei dati e caricamento nel sistema
Gestione degli step del casting tramite una semplice interfaccia a checkbox: quando un responsabile aggiorna lo stato del candidato, il sistema invia automaticamente una email con le istruzioni per lo step successivo
Comunicazioni personalizzate che possono includere:
– Richiesta di documenti o contratti da firmare
– Informazioni su step successivi
– Risultati della fase precedenteTutti i dati e documenti vengono archiviati automaticamente, evitando ridondanze o smarrimenti
In questo modo, il processo diventa chiaro, veloce e tracciabile, e l’intervento umano è necessario solo per valutazioni soggettive e selezioni strategiche.
3. Risultati Ottenuti
Grazie a questa automazione, l’agenzia ha ottenuto risultati concreti su più fronti:
Riduzione del personale operativo necessario, liberando tempo e risorse per attività più strategiche come scouting e gestione dei clienti
Maggiore efficienza nella comunicazione, con candidati costantemente aggiornati e istruiti su cosa fare, senza bisogno di solleciti manuali
Organizzazione centralizzata: tutti i dati sono ora ordinati, accessibili e aggiornati in tempo reale
Scalabilità del processo: oggi l’agenzia può gestire un numero molto maggiore di candidature, senza compromettere qualità o tempi di risposta
In sintesi, l’agenzia ha trasformato un sistema lento e manuale in un processo digitale snello e professionale, in linea con le esigenze di un settore dinamico e competitivo come quello del web.
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